Как писать эффективные деловые и рабочие электронные письма на английском языке

email-na-anglijskom-yazyke

Как писать эффективные деловые и рабочие электронные письма на английском языке. Тон письма будет определяться вашими отношениями с человеком, которому вы пишете. Следует учитывать, насколько хорошо вы знаете человека, работает ли он в вашей компании или где-то еще, и в каком секторе он работает. Вот наиболее важные элементы электронного письма и то, как сделать ваши предложения короткими, простыми и ясными.

ПРОБНЫЙ УРОК  ПЕРЕЗВОНИТЕ МНЕ

1. Тема сообщения:

Тема должна быть ясной и по существу. Он должен выделить основное сообщение электронного письма. Это привлечет их внимание и сосредоточит внимание. Электронное письмо без темы можно игнорировать. Пример хорошей темы:

  • Staff meeting Agenda 10th September  Повестка дня собрания 10 сентября

В некоторых неформальных ситуациях писать электронное письмо необязательно. Вы можете сказать все в теме письма, например:

  • I’m not in the office tomorrow — please call John with any urgent issues.  Завтра меня не будет в офисе — по любым срочным вопросам звоните Джону.

2. Приветствие

Более формальный способ начать электронную почту — использовать слово «Уважаемый», за которым следует фамилия. Например:
  •   Dear Mr Smith  Уважаемый мистер Смит
  •   Dear Mrs Smith  Дорогая миссис Смит

Некоторые женщины предпочитают не использовать слово ‘Mrs’ «миссис», иначе вы можете не знать, женат ли человек. Если вы сомневаетесь, всегда лучше использовать ‘Ms’ «Ms»:

  •  Dear Ms Smith  Уважаемая г-жа Смит

Если вы не знаете имени человека, напишите:

  •   Dear Sir/Madam  Уважаемый господин / госпожа

Если вы хорошо знаете этого человека или ранее переписывались с ним, вы можете использовать его имя:

  •   Dear Alex  Дорогой Алекс

Другие неформальные способы начать электронное письмо включают:

  •    Hello/Hi John   Привет / Привет, Джон
  •   Hello/Hi (without the name)  Привет / Привет (без имени)
  •    John  Джон

Если вы пишете нескольким людям, например всем сотрудникам вашего отдела, вы можете использовать:

  •  Dear all (formal)  Дорогие все (формально)
  •  Hi all (informal)  Привет всем (неофициально)
  •  Hi everyone (informal)  Всем привет (неофициально)

3. Дружеское начало

Если вы хорошо знаете этого человека или уже ранее переписывались с ним, вы можете начать с дружеского начала, например:
  •  I hope you’re well.  Надеюсь, у тебя все хорошо.
  •  How are you? Как поживаешь?
  •  I hope you had a nice holiday.  Надеюсь, у вас был хороший отпуск.
  •  I hope everything is going well.  Я надеюсь, все идет хорошо.

4. Ссылаясь на предыдущий контакт

Возможно, вам потребуется упомянуть время, когда вы ранее общались друг с другом. Возможно, это был телефонный звонок, встреча или электронное письмо. Ты мог бы сказать:
  •  It was lovely meeting you yesterday.  Было приятно встретить тебя вчера.
  •  It was nice speaking to you on the phone last week/earlier.  Было приятно поговорить с вами по телефону на прошлой неделе / ранее.
  •  Thanks/Thank you for your email.  Спасибо / Спасибо за ваше письмо.
  •  Thank you for your enquiry.  Спасибо за ваш запрос.

5. Извинения

Иногда вам, возможно, придется извиниться, если вы задержали ответ. В более официальных электронных письмах вы могли бы сказать:

  •  I apologise/I am sorry for the delay in replying to your email.  Прошу прощения / извините за задержку с ответом на ваше письмо.

Если есть веская причина, вы можете упомянуть об этом:

  •  I apologise/I am sorry for the delay in replying to your email, but I wanted to make sure the figures were correct.  Приношу свои извинения / извиняюсь за задержку с ответом на ваше электронное письмо, но я хотел убедиться, что цифры верны.

В более неформальных письмах можно сказать:

  •  Sorry it’s taken me so long to get back to you.  Извини, что мне потребовалось так много времени, чтобы ответить тебе.

6. Причина написания электронного письма

Это поможет и направит читателя. Вы можете использовать формальные фразы, например:
  •  I’m writing in connection with…  Пишу в связи с…
  •  I’m writing regarding….  Пишу по поводу….
  •  I’m writing with regard to….  Пишу по поводу….
  •  I’m writing to….Я пишу…
  •  As discussed, I’m sending you….  Как уже говорилось, я отправляю вам…

Вы можете использовать неформальные фразы, например:

  •  I wanted/would like to follow up on….  Я хотел / хотел бы продолжить….
  •  I wanted/would like to ask about…Я хотел / хотел бы спросить о…

Обратите внимание, мы говорим ‘I wanted’«Я хотел», а не ‘I want’ «Я хочу». Использование прошедшего времени или условного выражения будет звучать более вежливо даже в неформальных письмах.

Если вы пишете электронное письмо кому-то, кого хорошо знаете, вам может не понадобиться такая фраза, а вместо этого просто задайте вопрос, например:

  •  Do you know when the internet issues will be fixed?  Вы знаете, когда проблемы с интернетом будут исправлены?

Если вы пишете о конкретной проблеме, вы можете сказать:

  •  I’m concerned/worried about….  Меня беспокоит / беспокоюсь о….

7. Вложения

Если вы прикрепили к электронному письму документы и файлы, укажите это, написав:
  •  Please find attached… (formal)  Прилагаю… (официально)
  •  I’ve attached/I’m attaching…( informal)  Прикрепил / прикрепляю… (неофициально)

8. Отправка запросов

Вы должны четко указать, чего вы хотите или ожидаете от своего электронного письма. Используйте эти фразы для отправки запроса:
  •  I would appreciate it if you could….(formal)  Я был бы признателен, если бы вы могли … (официально)
  •  I would be grateful if you could…. (formal)  Я буду очень признателен, если ты сможешь…. (формальный)
  •  Would you be able to….? (informal)  Сможете ли вы…? (неофициальный)
  •  Would you be able to write a short job description and send it back to me as soon as you can? (informal)  Сможете ли вы написать краткое описание должности и отправить его мне как можно скорее? (неофициальный)
  •  (Please) Could/Can you(please) …? (formal)  (Пожалуйста) Вы могли бы (пожалуйста)…? (формальный)
  •  Could you send me the link when you have a moment? (informal)  Не могли бы вы прислать мне ссылку, когда у вас будет минутка? (неофициальный)

Если вы хотите добавить срочности своему запросу, вы можете ввести крайний срок:

  •  Could you please send me the report by Friday at the latest?  Не могли бы вы прислать мне отчет не позднее пятницы?
  •  I would appreciate it if you could send me the report by Friday at the latest.  Буду признателен, если вы пришлете мне отчет не позднее пятницы.

9. Ответ на запрос

Вы можете использовать следующие фразы при ответе на запрос. Эти выражения чаще встречаются в более официальных электронных письмах:

  •  As requested, I have attached the document with the details.  По запросу я приложил документ с подробностями.

Если вам не удалось выполнить запрос, вы можете сказать:

  •  Unfortunately/I’m afraid I don’t have the information you asked for at the moment.  К сожалению / боюсь, что в данный момент у меня нет запрашиваемой вами информации.

В этой ситуации дайте уверенность в том, что вы сможете выполнить запрос в какой-то момент в будущем. Например:

  •  As soon as we have an update, I will let you know.  Как только у нас будет обновление, я дам вам знать.

10. Принятие мер

Возможно, вам придется договариваться по электронной почте о встречах, встречах или видеозвонках:
  •  I was wondering if you were/would be available next week.  Мне было интересно, будешь ли ты / будешь доступен на следующей неделе.
  •  Would Tuesday suit you? Подойдет ли вам вторник?
  •  Would Tuesday work for you?  Подойдет ли вам вторник?
  •  Would Tuesday be suitable?  Подойдет ли вторник?
  •  I’m afraid I’m not available/free on Tuesday. Would Wednesday work?  Я боюсь, что я не доступен во вторник. Подойдет среда?

11. Закрытие электронного письма

Это хороший способ указать, что вы приближаетесь к концу письма. В более формальном электронном письме вы можете использовать:
  •  Please do not hesitate to contact us/me with any further queries. Не стесняйтесь обращаться к нам / мне с любыми дополнительными вопросами.
  •  Contact us if you have any queries about the contract.  Свяжитесь с нами, если у вас есть вопросы по контракту.
  •  We are always available to answer your queries.  Мы всегда готовы ответить на ваши вопросы.
  •  If you need/require any further information, please do not hesitate/please feel free to contact us/me.  Если вам нужна / вам нужна дополнительная информация, пожалуйста, не стесняйтесь / пожалуйста, свяжитесь с нами / мной.
  •  I look forward to hearing from you/seeing you next week/meeting you soon.  Я с нетерпением жду вашего ответа / встречи на следующей неделе / скорой встречи.

Повысьте свою уверенность в разговорной речи с помощью нашего курса общего английского или индивидуального обучения английскому в нашем центре в English-Langили онлайн.

При выражении ‘look forward to’ «с нетерпением жду» после предлога ‘to’«к» должен стоять глагол в герундийной форме (-ing), например: ‘I look forward to meeting you tomorrow’«Я с нетерпением жду встречи с вами завтра», а не ‘I look forward to meet you tomorrow’ «я с нетерпением жду встречи с вами». завтра’. За ним также может следовать существительное, например:

  •  I look forward to our meeting tomorrow.   Я с нетерпением жду нашей встречи завтра.

В более неформальных письмах можно сказать:

  •  Let me know if you have any questions.  Дайте знать, если у вас появятся вопросы.
  •  Let me know if you need anything else.  Позвольте мне знать, если вам нужно что-нибудь еще.
  •  Just get in touch if you have any questions/if you need anything else.  Просто свяжитесь с нами, если у вас есть вопросы / если вам что-то еще нужно.

12. Подпись

Опять же, это зависит от того, кому вы пишете. Более формальные выражения:
  •  Kind regards  С уважением
  •  Best wishes  С наилучшими пожеланиями

С людьми, которых вы хорошо знаете, вы можете использовать:

  •  Best  Наилучшего
  •  Thanks  Спасибо
  •  All the best  Всего наилучшего

Конечно, всегда после этого пишите свое имя.

‘Yours sincerely’ and ‘Yours faithfully’«С уважением» и «С уважением» используются только в тех случаях, когда содержание письма является безличным, очень формальным или когда вы не знаете имени человека.
 
Используйте слово ‘Yours sincerely’ «С уважением», если знаете имя человека, которому пишете. Используйте слово ‘Yours faithfully’ «С уважением», если не знаете имени человека.

13. Аббревиатуры и акронимы

Сокращения и акронимы могут сэкономить время, но они могут сделать сообщение электронной почты неформальным, или получатель может их не понять.
 
Есть некоторые сокращения, которые очень распространены и являются частью повседневного письменного общения, поэтому их можно безопасно использовать в любом типе электронной почты, например, «pm» или «am».
 
Другие также распространены, но используются только в неформальных письмах, например, «eg» (например), «BTW» (между прочим), «FYI» (для вашей информации) или «Re» (относительно).
 
Есть несколько более редких сокращений, но лучше не использовать их даже в неформальных письмах. К ним относятся «COB» (закрытие бизнеса), «IMO» (на мой взгляд) или «NRN» (ответ не требуется).

14. Прежде чем нажать «Отправить»

Вычитайте и проверьте свою электронную почту на предмет грамматических ошибок, орфографических ошибок и любых слов, в которых вы не уверены, включая правильное написание имени получателя. Ведь вы хотите произвести хорошее впечатление и звучать профессионально!
 
Имейте в виду, что есть некоторые различия между правописанием британского английского и американского английского. Например, такие слова, как ‘favour’ «благосклонность», ‘colour’ «цвет» и ‘center’ «центр» пишутся в США как ‘favor’, ‘color’ and ‘center’ «благосклонность», «цвет» и «центр».
 
Чтобы проверить пунктуацию, может оказаться эффективным чтение электронной почты вслух. Это поможет вам решить, где вам может потребоваться добавить или удалить пометки или разбить длинные предложения для ясности.
 
Если вам нужно обсудить действительно сложный вопрос, может быть проще снять трубку и поговорить с кем-нибудь, чем отправлять электронное письмо, а затем послать краткое письмо по электронной почте, чтобы у всех была запись разговора.

Курсы английского языка «BiG». Наши учебные классы удобно расположены, ближайшие к нам улицы: Новогиреевская, Зеленый пр., Федеративный пр., 3-я Владимирская, 2-я Владимирская, 1-я Владимирская, Металлургов, Мартеновская, Утренняя, Перовская, Плеханова, Свободный пр.

Очень удобное расположение учебных классов - 7 минут пешком от метро Перово. Обучаем жителей районов Перово, Новогиреево, Новокосино, Ивановское, Вешняки, Реутов, Авиамоторная г. Москвы (ВАО). Запишитесь на бесплатный, пробный урок. Наш адрес: метро Перово, ул. Новогиреевская, д. 28Б, 2-й этаж, офис № 31. Звоните по тел. +7(495) 205-43-43; +7 (901) 520-59-59.

КАК ПИСАТЬ ЭФФЕКТИВНЫЕ ДЕЛОВЫЕ И РАБОЧИЕ ЭЛЕКТРОННЫЕ ПИСЬМА НА АНГЛИЙСКОМ ЯЗЫКЕ

С  25 августа 2021 ГОДА НАЧИНАЕТСЯ НАБОР В ГРУППЫ АНГЛИЙСКОГО ЯЗЫКА ДЛЯ ШКОЛЬНИКОВ в Перово.  ЗАПИСЬ ЗДЕСЬ!

Рекомендуем прочесть